PC방을 운영하기 위해서는 PC방 관리프로그램을 사용하는 것은 필수다. 이용시간 확인, 결제, 카드결제 세무신고, 요금설정, 상품판매, 재고관리, 결산, 이용 통계, 근무 교대 등 다양한 기능들이 제공되어 꼭 필요한 프로그램이지만, 기능이 뛰어난 만큼 자칫 악용될 우려도높아 권한을 어디까지로 한정해야 하는지에 대한 고민도 커지고 있다.

통상적으로 업주는 관리자로 모든 권한을, 매니저는 업주에 비해 약간 제한된 권한을, 일반 아르바이트 근로자에게는 손님 응대에 필요한 최소한의 권한만 제공하는 것이 일반적이다. 그렇다면 손님 응대에 필요한 권한은 어디까지일까?

우선 손님의 요금 설정을 변경할 수 있는 권한은 제외하는 것이 좋다. 아르바이트 근로자는 업주나 매니저와는 달리 손님의 요금 결제에 대해서는 원칙대로만 하는 것이 좋다. 때문에 손님들에게 정해진 요금으로만 서비스 할 수 있도록 하는 것이 가장 안정적이다. 이를 위해서는 요금제 변경 권한은 제한한다. 이는 요금 변경으로 생길 수 있는 결산 오차 등의 발생위험을 줄이는 효과도 기대할 수 있다.

상품판매 취소 권한도 제외시키면 재고 파악이 한결 수월해진다. 판매정보를 입력한 뒤에 손님이 구매를 취소했다면 해당 상품을 따로 빼놓았다가 다음 근무자 혹은 업주에게 해당 사실관계를 전달하는 식으로 대처하면 된다. 다소 번거로울 순 있겠지만, 재고 파악 및 결산이 투명해지기 때문에 해당 기능을 제한하는 업주가 많다.

일시정지 기능은 매장이나 상권의 특성에 따라 제한을 결정하는 것이 좋다. 일시정지를 제공하던 매장에서 갑자기 일시정지를 제한하게 되면 손님들의 혼란이 빚어질 수 도 있겠지만 일시정지가 불가능 하다는 것이 정착되면 일시정지를 빌미로 도주하는 ‘먹튀’를 견제할 수 있다. 물론 ‘먹튀’자체를 완전히 막을 순 없겠지만 적어도 ‘먹튀’를 할 최소한의 명분 하나는 줄일 수 있다.
또한 야간 알바가 야간정액 등 할인요금제를 신청한 손님의 일시정지 요청에 응대하기 수월해지는 장점도 있다. 이는 ‘업주가 정해둔 운영방침’이기 때문이다.

매장 운영 통계는 알바 근무자가 열람할 수 없도록 하는 것이 좋다. 매장의 운영 자료는 영업기밀이자 경쟁력이다. 알바에게 간단한 정보를 제공하는 것은 업무개선 및 응대에 도움이 될 수도 있지만, 반대로 ‘흑자 구조이니 적당히 하자’는 등의 업무 태만의 역효과가 발생할 수도 있다. 특히 직접 열람할 경우 필요 이상의 정보가 외부에 유출될 수 있으며, 경상이익 등의 세부 항목은 업주 외에는 공개되지 않는 것이 좋다.

한 PC방 업주는 “운영 정보를 알면 알수록 더 일을 잘 하는 알바가 있는 반면, 허점을 노려 개인의 이득을 취하거나 친구를 불러들여 공짜로 이용하는 경우도 있다”며 “알바에 따라 권한을 더 줄지, 덜 줄지를 정하는 것도 운영 경쟁력”이라고 전했다.